Erstellen von Serienbriefen

Zur Erstellung von Serienbriefen müssen die Kundenadressen durch eine sogenannte .csv-Datei in eine Textverarbeitung importiert werden.

Die meisten Textverarbeitungen können dieses Format einlesen. Als besonders einfach hat sich die Erstellung von Serienbriefen mit Word97 von Microsoft herausgestellt, es lassen sich aber auch Textverarbeitungen anderer Hersteller verwenden.
WeinAdmin ermöglicht das Erstellen einer .csv-Datei im Menüpunkt 'Kundenverwaltung/ Exportieren von Kundendaten'. Im Verzeichnis von WeinAdmin wird dabei die Datei 'kunden.csv' abgelegt.

Exkurs zur Erstellung von Serienberiefen mit Word97:

Eine ausführliche Anleitung kann in der Word97 Dokumentation nachgelesen werden. Die Online-Hilfe bietet auch ein Schritt-für-Schritt Tutorium an.
Im Menü "Extras' kann der Punkt 'Seriendruck' gewählt werden. Er führt zum sogenannten Seriendruck-Manager. In den folgenden drei Schritten muß zuerst ein Hauptdokument und dann eine Datenquelle erstellt werden. Im letzten Schritt werden die beiden noch miteinander verbunden.

Unter der Schaltfläche Hauptdokument verbergen sich einige Unterpunkte, von denen 'Serienbriefe' ausgewählt werden sollte. Es folgt die Frage, ob das aktive Dokument oder ein neues erstellt werden soll. Es kann hier ein bel. der beiden Optionen gewählt werden, im ersten Fall kann man ein evtl. bereits offenes Dokument als Serienvbrief verwenden.

Im zweiten Schritt muß die von WeinAdmin erstellte .CSV-Datei importiert werden. Wählen Sie hierzu Daten importieren/ Datenquelle öffnen' und wechseln Sie in das Verzeichnis von WeinAdmin. Hier muß nun die Datei kunde.csv geöffnet werden.

Nach einer Meldung von Word kann nun bereits die Erstellung des Serienbriefes begonnen werden. Besonder wichtis ist hierzu die Schaltflächen 'Seriendruck einfügen'. In dem sich öffnenden Menü finden Sie alle Felder der Kundenadressen, die bereits aus WeinAdmin bekannt sind. Wählt man hier z.B. den Nachnamen aus, so wird dieser im späteren Dokument an der Stelle eingefügt, an dem sich die Schreibmarke z.Z. befindet. So können die Felder leicht in einen entsprechenden Text eingebaut werden. Der kann Beispielsweise wie foglt aussehen:

wir werden am 20. Oktober 1999 in <<Ort>> sein. Ist Ihnen dieser Termin recht? usw...

Es fällt auf, daß die Anrede 'Sehr geehrter Herr' nicht in jedem Fall passen ist. Zur Lösung dieses Problemes hat Word die Option der Bedingungsfelder eingeführt. Diese sind unter dem gleichen Menüpunkt in der Symbolleiste zu finden.
In der Praxis ist das 'Wenn... dann... sonst'-Feld am wichtigsten. Die bedienung ist denkbar einfach und wird einfach am folgenden Beispiel demonstriert:

Wenn Feldname: Anrede / Vergleich: Gleich / Vergleichen mit: Herrn / Dann diesen Text einfügen: Sehr geehrter Herr

Im Fall, daß Word auf das Bedingungsfeld im Text stößt wird 'Sehr geehrter Herr ' in den Text eingesetzt, wenn die Anrede = Herrn ist. Ist dies nicht der Fall, so passiert nichts.
Darum sollte man gleich weitere Bedinungsfelder an der gleichen Stelle einfügen, z.B.

Wenn Feldname: Anrede / Vergleich: Gleich / Vergleichen mit: Frau / Dann diesen Text einfügen: Sehr geehrte Frau

Wenn Feldname: Anrede / Vergleich: Gleich / Vergleichen mit: Firma / Dann diesen Text einfügen: Liebe Freunde des Hauses Soundso,

usw.

Experimentieren Sie einfach etwas mit den Möglichkeiten. Man kann dabei keine Fehler machen, die sich nicht ganz leicht korriegieren lassen.

Sie der Serienbrief erstellt, so kann man sich einen Überblick über das spätere Ergebnis verschaffen, indem man << ABC >> in der Symbolleiste einschaltet. Mit dem Symbol > kann dann zum jeweils nächsten Kunden geblätter und dessen Version des Briefes gelesen werden. Für weitere Änderungen muß man << ABC >> zuvor wieder ausschalten.
Gedruckt wird der Brief durch erneuten Aufruf des bereits bekannten Seriendruckmanagers (etwas rechts von > auf der Symbolleiste) und durch Verbinden des Dokumentes mit den Daten durch die Schaltfläche 'Ausführen'. Im Menüfeld 'Seriendruck in:' kann entweder ein Endlos-Dokument im Speicher erzeugt werden oder der Seriendruck wird unmittelbar an den Drucker geleitet. Letztere Variante geht etwas schneller, die erste Möglichkeit dietet Gelegenheit jeden einzelnen Brief anzusehen und ggfs. Änderungen an einzelnen Kundenbriefen vorzunehmen.